情報の電子化・データ入力

情報の電子化

企業や個人が共有する紙書類などの情報は日々増え続けます。 これを電子化することにより、保管場所・
コストの削減や、経年劣化の防止はもちろん、 離れた場所で同時に閲覧できるなどのメリットが生まれ、
利用・活用の幅が広がります。 紙書類を電子化するという作業そのものは単純かもしれませんが、 後々
それらを便利に有効に活用するためには、電子化・編集の工程で、 非常にきめ細やかな確認・判断が求
められます。 HA2は、10年に及ぶ経験と実績を基に、お客様の立場にたった電子化をご提案いたします。

業務の流れ

ヒヤリングとご提案

企業活動の中で、まずどんな書類が作成され、保管されているのかを把握する必要があります。その中からどれがどのように活用されているかを検討し、より活用できる方法で情報の電子化を進めていくべきでしょう。

資料を受領

方針が決まったところで、お客様から書類が送られてきます。書類を受取った際に内容を確認し、受領の連絡及び追加書類の有無や、残りの書類がいつ、どこから送られてくるかなどを確認します。
資料の種類や量、電子化方法に応じて、お見積りいたします。

資料内容を確認

書類が揃ったら、確認しながらカテゴリーに分類し、スキャニングしやすい仕様に準備します。
劣化した古い書類や製本書類の扱いについて慎重に検討します。

フォーマットの整備

お客様の活用場面を想定して書類を分類し、タイトル付けをします。1つのファイルにまとめる種類・量や、それらの順序(目次立て)を検討し、 それぞれに適したタイトルをつけることにより、誰が見ても分かりやすい情報になります。
同じような書類を大量に電子化する場合には、常にフォーマットを決めておくと便利です。

スキャニング

カラーの書類や白黒の書類など、それぞれどのように保存するか注意しながらスキャニング、タイトル入力の作業を行います。
その後、画像と書類を付き合わせ、スキャニング漏れや画像の状態などを確認し、必要に応じて修正していきます。

電子化済データの編集

電子化されたデータのフォーマットを確認しながら、ブラッシュアップし、最終整備します。

電子化済データのチェック

データの解像度やCDの動作などを含め厳重に最終チェックします。

ラベル・ジャケットのデザイン

ラベル、ジャケットはご要望に応じてデザインします。

納品(電子部品・CD納品)

電子化したデータは、お客様のご希望に沿って保存・納品いたします。
例えば
A 市販ソフトによりデータ保存
B 作成データをご指定の運用システムに搭載
C 作成データを弊社おすすめのソフト【DoMS‐Pro】により運用

DoMS-Pro

セキュリティ

《情報セキュリティ基本方針》

有限会社HA2は、情報セキュリティの重要性を認識し、
個人情報保護に関する法律ならびに法令を遵守し、業務を執り行います。

尚、具体的な業務内容につきましては、都度お問い合わせください。

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